Chez Beam, les demandes clients à moins de quatre mois sont pilotées par Tiphaine Payen-Normand, Chargée de clientèle dédiée aux projets court terme. Sa mission : délivrer une réponse rapide, structurée et coordonner des solutions clés en main adaptées aux spécificités de chacun de ces événements.
Pouvez-vous nous présenter votre rôle au sein des équipes de Beam ?
Je suis l'interlocutrice unique des organisateurs d'événements avec une échéance de calendrier de moins de 4 mois, à la différence d’autres collaborateurs qui suivent des projets s’inscrivant sur des temps plus longs. J’interviens de A à Z, de la signature du contrat à la mise en œuvre de l’événement, jusqu’à la facturation finale. J’identifie les espaces adaptés aux besoins de l’évènement et coordonne ensuite les différents prestataires pour proposer des services complémentaires : de la signalétique à la location de mobilier, du personnel d’accueil au traiteur. Je prends en charge toute la partie logistique en tenant compte des besoins du client afin que celui-ci puisse pleinement se consacrer au contenu de son événement.
Au-delà de cet accompagnement, nous restons force de proposition pour apporter également des idées et des solutions pour répondre aux besoins et envies de nos clients, parfois très spécifiques, qu’il s’agisse de créer une ambiance particulière ou, par exemple, d’installer un terrain de basket au cœur d’un espace cocktail ! Nous mettons tout en œuvre pour garantir une expérience réussie. Notre objectif est d’offrir un accompagnement sur mesure, au service de la satisfaction client.
Quels sont les besoins, attentes des organisateurs aujourd’hui ?
Le premier besoin des organisateurs reste très pragmatique : trouver rapidement un lieu et une date pour accueillir leur événement. Nous avons l’habitude de travailler dans l’urgence : mi-novembre, nous sommes en mesure de proposer un lieu et de cadrer l’ensemble du projet pour un événement prévu début décembre.
Les organisateurs attendent aussi une offre personnalisée, sur-mesure. C’est ce que relève aussi l’Observatoire du Tourisme d’affaires 2024 : pour continuer à attirer des événements il faut savoir s’adapter aux évolutions du marché… Cette demande renforce l’importance d’un accompagnement de proximité.
Nous observons également l’émergence de nouvelles attentes dans les briefs, notamment en termes de RSE. Cette démarche étant pleinement intégrée chez Beam avec une organisation et des lieux certifiés 20121, notre équipe est en mesure d’y répondre efficacement : l’ensemble des prestataires - de la logistique aux traiteurs - qui interviennent avec nous, sont locaux et engagés dans une démarche durable.
Quels sont pour vous, les atouts qui permettent à Beam de répondre efficacement aux enjeux actuels du tourisme d’affaires ?
Notre premier atout réside clairement dans la diversité de nos cinq lieux, qui permettent d’accueillir des jauges extrêmement larges, de 20 à 50 000 personnes. Grâce à leur flexibilité, leur modularité et leur accessibilité de nos lieux, nous nous adaptons à toutes les demandes.
Compte tenu de la typologie des événements que je gère - des réunions d’une trentaine de personnes jusqu’aux conférences de 600 participants - je travaille plus particulièrement sur le Palais des Congrès - entièrement modulable et apprécié pour les soirées de gala – et le Centre des Congrès Cité Mondiale. Ce dernier situé en plein cœur de la ville et attenant avec l’Hôtel Indigo avec lequel nous collaborons, s’avère idéal pour les groupes de travail, les séminaires, les assemblées générales et les team building.
Chacun des lieux offre des atouts qui permettent à Beam de se différencier. Du côté de Bordeaux-Lac, le Parc des Expositions, notre « site XXL » est idéal pour accueillir des événements d’envergure comme des congrès nationaux et internationaux, des foires, ou manifestations culturelles et sportives. Il est relié au Palais 2 l’Atlantique, inauguré en 2019, facilement accessible en tramway, parfait pour accueillir salons professionnels, congrès, colloques et spectacles. Sur les quais, le Hangar 14 offre quant à lui un bâtiment architectural brut, propice aux réceptions et moments de convivialité.
La modularité de nos cinq espaces événementiels, nous permet donc de jongler entre les sites, pour s’adapter au calendrier et aux spécificités de chacun des événements de nos clients.
